La riunione finisce, ognuno chiude il proprio quaderno e torna al lavoro. Sul tavolo sono rimaste alcune stampe, mentre le decisioni prese sono distribuite tra gli appunti dei partecipanti. Alla riunione successiva qualcuno chiede: «Ma su questo punto cosa avevamo deciso?».
Immaginiamo di sostituire quei quaderni con dei tablet e-ink. Avremmo meno carta, probabilmente una borsa più leggera e molti appunti raccolti nello stesso dispositivo. Quanto cambierebbe, però, la capacità del gruppo di recuperare e utilizzare quelle informazioni?
Personalmente, da circa due anni, uso un reMarkable 2 – ormai fuori produzione – e ho ridotto notevolmente il mio utilizzo della carta. I tablet e-ink in azienda possono essere utili quando colleghiamo la raccolta degli appunti al lavoro che viene dopo.
In questo articolo
Cosa offrono i tablet e-ink in azienda
Qui parliamo di dispositivi con schermo a inchiostro elettronico e penna, pensati per scrivere, leggere e annotare documenti. La tecnologia del display utilizza particelle che cambiano posizione in risposta a un campo elettrico, formando testi e immagini. È disponibile sia in bianco e nero sia a colori.
Per chi lavora spesso con un quaderno, il vantaggio è poter mantenere la scrittura a mano e raccogliere nello stesso strumento appunti, schemi e documenti. Una pagina può essere corretta e riorganizzata; un PDF può accompagnare la riunione senza essere stampato.
Il beneficio più immediato è ridurre i supporti cartacei mantenendo la libertà di scrivere e disegnare a mano. Le possibilità successive dipendono dal software: organizzazione, ricerca, esportazione e collegamenti con altri servizi cambiano tra prodotti e abbonamenti.
Anche il tema delle distrazioni va contestualizzato. Alcuni dispositivi, come ad esempio il reMarkable, limitano deliberatamente le funzioni disponibili; altri invece consentono di installare applicazioni e quindi estendere l’utilizzo oltre la semplice scrittura a mano. L’attenzione dipende quindi anche dalla configurazione e dalle abitudini. È un aspetto da approfondire, ma qui mi interessa soprattutto cosa succede alle informazioni.
Come organizzo gli appunti sul mio reMarkable
Il mio utilizzo parte da una cosa molto semplice: lo tratto come un blocco di appunti. Scrivo inizialmente nelle Quick notes – come se aprissi un quaderno o un blocco a caso – poi dedico un secondo momento a organizzare le pagine in notebook definiti, quindi nominando ogni quaderno con il nome del progetto o delle informazioni contenute.
Per organizzare le cartelle utilizzo il metodo PARA di Tiago Forte, che distingue progetti attivi, aree di responsabilità continuative, risorse di riferimento e archivi.
Sullo stesso dispositivo leggo anche documento in formato PDF, e-pub e consulto le roadmap durante i workshop.
Questa distinzione tra raccolta e organizzazione è importante: mentre scrivo posso seguire il ragionamento; successivamente do una collocazione agli appunti. L’utilità del quaderno digitale cresce quando dedichiamo tempo a rendere recuperabile ciò che abbiamo scritto.
La riduzione della carta, nel mio caso, è concreta. Per estendere il ragionamento a un’azienda, però, servono altri elementi: quanto materiale viene effettivamente stampato? Quali attività svolgono le persone? Quanto lavoro richiede oggi recuperare gli appunti?
Condividere durante e dopo una riunione
La parola “condivisione” può indicare attività molto diverse. Con questi dispositivi, possiamo mostrare uno schema mentre lo disegniamo, inviare le note al termine dell’incontro oppure lavorare contemporaneamente sullo stesso documento. Prima di scegliere un dispositivo, conviene chiarire quale di queste possibilità ci serve.
Nel caso di reMarkable, Screen Share permette di presentare ciò che compare sul tablet attraverso un’applicazione collegata. In una riunione può servire a costruire uno schema visibile ai partecipanti e correggerlo mentre si discute.
Rendere visibile un ragionamento durante la riunione permette al gruppo di discuterlo e verificarlo insieme. Per esempio, si può disegnare un passaggio tra due reparti e chiedere ai presenti di indicare dove manca un’informazione. È un utilizzo diverso dal prendere note che leggerà soltanto chi le ha scritte.
Per il lavoro successivo, reMarkable consente anche di esportare e inviare documenti o pagine, oltre a trasferirli verso servizi come Google Drive, Dropbox e OneDrive. L’invio di un file resta distinto dalla modifica simultanea tra colleghi, che va verificata nello specifico ambiente scelto.
Trovo molto comoda anche la possibilità di creare note legate agli appuntamenti del calendario. La funzione Meeting Notes di reMarkable utilizza i dettagli degli eventi Google o Outlook per predisporre gli appunti ma richiede un abbonamento Connect, proprio di reMarkable. È un supporto alla preparazione: il contenuto della discussione, le decisioni e gli impegni vanno comunque raccolti e verificati.
I limiti da considerare prima dell’acquisto
Nel mio utilizzo sento soprattutto la mancanza della possibilità di scattare una foto e scriverci subito sopra. Durante un workshop sarebbe comodo fotografare una costruzione o una lavagna e aggiungere osservazioni nello stesso momento.
Sul reMarkable 2 questo passaggio richiede un altro dispositivo. Si possono comunque importare immagini JPG e PNG attraverso l’interfaccia web, che le converte in PDF: il limite riguarda quindi l’immediatezza dell’acquisizione, non l’impossibilità assoluta di portare immagini negli appunti.
La scelta deve dipendere dalle attività reali, comprese quelle che il dispositivo rende più scomode. Un documento fitto, una tavola grande o una roadmap basata sui colori richiedono una prova concreta di leggibilità. Anche scorrimento, passaggio tra file e lavoro con più documenti meritano una verifica sul modello scelto.
Ci sono poi il costo del dispositivo, gli accessori, gli eventuali abbonamenti, la formazione iniziale e l’assistenza. Restano la necessità di ricaricarlo, il rischio di danneggiarlo e la gestione delle copie dei documenti. Il risparmio sui quaderni, da solo, può essere una motivazione insufficiente.
Il confronto tra vantaggi e limiti attraversa quindi più aspetti del lavoro. La possibilità di ridurre quaderni e stampe produce un risparmio legato all’uso effettivo, mentre raccogliere pagine e documenti nello stesso dispositivo richiede nomi riconoscibili e criteri di organizzazione. Durante le riunioni gli schemi possono essere mostrati e discussi insieme, tenendo presente che condividere ciò che si vede e modificarlo contemporaneamente sono funzioni diverse.
Anche la consultazione e l’annotazione dei PDF vanno valutate insieme alle possibili difficoltà di formato, colori e navigazione. Sul piano del team, l’adozione può favorire abitudini più uniformi, purché si verifichino i costi, la formazione necessaria e la compatibilità con gli strumenti già utilizzati.
Quanto all’ambiente, aver ridotto la carta descrive il mio consumo. Per sostenere un beneficio ambientale complessivo servirebbe anche considerare produzione, durata e fine vita del dispositivo.
Se lo utilizzasse un intero team di progetto
Immaginiamo un team che introduce questi strumenti nelle riunioni di avanzamento. Prima dell’incontro viene distribuita una versione identificabile della roadmap. Durante il confronto ciascuno prende i propri appunti, mentre una persona raccoglie le decisioni e mostra lo schema comune, se la configurazione lo consente.
Negli ultimi minuti il gruppo verifica tre elementi: che cosa è stato deciso, chi farà cosa ed entro quando. Dopo l’incontro, la sintesi viene salvata nello spazio aziendale concordato e le attività vengono riportate nello strumento già utilizzato per gestire il progetto.
Il valore per il team emerge quando dagli appunti derivano decisioni condivise, responsabilità chiare e informazioni accessibili. Le note personali possono conservare abbreviazioni e ragionamenti provvisori; il documento comune deve essere comprensibile anche a chi era assente.
Per questo stabilirei poche regole: chi prepara la sintesi, dove viene archiviata, come si riconosce la versione aggiornata e chi trasferisce gli impegni nel piano di lavoro. La sincronizzazione con il proprio account, da sola, non definisce l’accesso dei colleghi.
È una questione che rientra nella regia dei flussi informativi di cui mi occupo: dare alle informazioni una destinazione, un destinatario e un utilizzo concreto.
E se lo avessero tutti i dipendenti?
Estendere l’adozione a tutta l’azienda richiede una valutazione per ruoli. Chi legge documenti e prende molti appunti potrebbe ricavarne un vantaggio frequente. Chi lavora soprattutto su gestionali, fogli di calcolo o acquisizione fotografica potrebbe usarlo poco oppure aggiungere un passaggio alle attività quotidiane.
Vanno inoltre coinvolti i referenti IT e della protezione dei dati: account aziendali, accessi, servizi cloud autorizzati, recupero dei documenti e gestione di smarrimenti o uscite dall’organizzazione devono essere definiti. Esistono offerte dedicate: reMarkable, per esempio, dichiara gestione centralizzata dei dispositivi e accesso aziendale unico, o SSO, in Connect for Business. Le capacità vanno valutate rispetto ai requisiti interni.
Prima di distribuirli a tutti, proporrei una sperimentazione su un team e su riunioni ricorrenti. Per esempio, un mese di prova, confrontando con la situazione iniziale pagine stampate, tempo per recuperare una decisione, tempo per preparare la sintesi e quota di azioni con responsabile e scadenza. Sono criteri di valutazione proposti, non risultati garantiti.
Raccoglierei anche le difficoltà di chi usa lo strumento e di chi riceve i documenti. Se il beneficio rimane limitato alla comodità personale, va riconosciuto per quello che produce; se migliora anche il lavoro comune, abbiamo una ragione più solida per estendere l’adozione.
Alla prossima riunione prova a seguire il percorso di una decisione: dove viene annotata, come raggiunge chi deve agire e dove sarà recuperata fra due settimane. Seguire il percorso delle decisioni, dagli appunti alle azioni, aiuta a capire se tablet e-ink può essere utile alla tua azienda o nel tuo lavoro.
